Einblick
Der Arbeitsbereich: persönliche Dienste und Abwesenheit an einem Ort, der Helfer mit Einrichtungsassistent – und für Verantwortliche die eine Stelle für Personen, Rechte, Geistliche, Gruppen, Chöre und die Angaben einer Gemeinde oder eines Bezirks.
Der Arbeitsbereich in drei Teilen
Alles, was nicht für die Öffentlichkeit bestimmt ist, liegt im ruhigen Arbeitsbereich – ohne Menü der Website, ohne Neuladen von Seiten. Oben in der Leiste sehen Sie nur die Bereiche, für die Sie Zugang haben:
- Für mich – Ihre Dienste aus allen Bereichen, Ihre Abwesenheit, Anfragen an Sie, Kalender-Abo. Für jeden mit Konto.
- Chat – verschlüsselt mit der Gemeinde, den Gruppen, Teams und Chören schreiben (Anleitung). Erscheint, sobald der Chat eingerichtet ist.
- Planen – Gottesdienstplan, Gemeindeplan, Musik (Liedplan, Chöre, Einteilungsplan) und Liednachweis. Hier wird geplant und eingetragen.
- Verwalten – die eine Stelle für Personen, Funktionen, Rechte, Geistliche, Gruppen, Chöre und die Angaben einer Gemeinde oder eines Bezirks. Für Vorsteher, Planer und Gruppenleitungen.
Für mich
- Meine nächsten Dienste
Gottesdienste (als Dienstleiter oder mitdienend), Einsätze als Dirigent/Chorleiter oder an der Orgel und Gruppendienste wie Reinigung oder Schließdienst – in einer Liste nach Datum, mit Filter. Der Pfeil öffnet den passenden Plan.
- Abwesenheit eintragen
Von–bis und eine Notiz – einmal eintragen genügt: Gottesdienstplan, Chor/Orgel, Gruppen und Schließdienst berücksichtigen sie sofort. Sind Sie in der Zeit schon eingeteilt, erscheint ein Hinweis.
- Anfragen an mich
Vertretungsanfragen aus der Dienstbörse erscheinen oben – „Zur Dienstbörse“ führt direkt zum Antworten.
- Kalender-Abo
Alle Ihre Dienste im Google-, Apple- oder Outlook-Kalender – aktualisiert sich von selbst.
- Benachrichtigungen
E-Mails kommen immer. Zusätzlich können Sie Ihr Konto mit Telegram verbinden (ein Tipp auf „Mit Telegram verbinden“, dann in Telegram „Starten“) und – wenn der Bezirk es eingerichtet hat – Kurznachrichten per WhatsApp einschalten. Fragen wie „Können Sie Lied 95 spielen?“ beantworten Sie dann direkt auf dem Handy. „Testnachricht senden“ zeigt, ob alles ankommt; in Telegram meldet „/stop“ wieder ab.
Für mich: Telegram verbinden, WhatsApp einschalten - Mein Repertoire an der Orgel
Für Organisten: Die Karte zeigt, wie viele der wichtigsten Lieder noch ohne Angabe sind, und startet die Repertoire-Abfrage (siehe Gottesdienstplan bzw. Anleitung für Gemeinden).
Helfer & Einrichtungsassistent
Unten rechts (bzw. oben über „Hilfe“) ist der Helfer immer da – auf jeder Seite, auf der Sie angemeldet sind.
- Einrichtung beim ersten Login
Wer eine Funktion hat (Vorsteher, Planer, Dirigent/Chorleiter, Geistlicher …), landet beim ersten Login in „Für mich“ mit geöffnetem Einrichtungsassistenten. Er zeigt nur die Schritte für Ihre Aufgaben – z. B. Technik der Gemeinde, Geistliche, Schließdienst, Mitarbeiter einladen oder beim Bezirk Feiertage, Geistliche als Liste, Verteiler. Vieles lässt sich direkt im Schritt eintragen; was schon erledigt ist, erkennt er selbst.
- Später weitermachen
Jederzeit über „Hilfe → Einrichtung“ oder in „Für mich“ über „Einrichtungsassistent“. Mit „Assistent neu starten“ beginnt er von vorn. Administratoren starten ihn im Backend über den Hinweis oben.
- Fragen stellen
Unter „Fragen“ schreiben Sie einfach, was Sie wissen möchten – z. B. wie eine Vertretung eingetragen wird oder wo eine Einstellung steht. Der Helfer antwortet nur zu den Bereichen, die für Sie freigeschaltet sind, und zeigt mit Knöpfen den Weg dorthin. Er ändert selbst nichts.
- Mit oder ohne KI
Ist eine KI eingerichtet, antwortet er in ganzen Sätzen . An die KI gehen nur Ihre Frage, Ihre Rollen und passende Anleitungstexte – keine Namen, E-Mail-Adressen oder Planinhalte; Fragen werden nicht gespeichert. Ohne KI – oder wenn das Tageskontingent aufgebraucht ist – zeigt er die passenden Stellen aus den Anleitungen.
Verwalten
Links wählen Sie die Gemeinde oder den Bezirk (Administratoren suchen nach Namen), darunter die Bereiche Personen, Gruppen, Gemeinde bzw. Bezirk, Anträge und Protokoll. Sie sehen nur, was Sie dort dürfen.
- Personen – alle an einem Ort
Eine Liste für alle: Konten mit Funktion und Rechten, Geistliche (auch ohne Konto), Dirigenten und Organisten der Chöre, Mitglieder der Gruppen. Oben filtern Sie nach Geistliche, Vorsteher, Dirigenten/Chorleiter, Organisten, Schließdienst, ohne Konto, eingeladen – oder suchen nach Namen, Funktion und Gruppe.
- Eine Person bearbeiten
Antippen öffnet alles zu dieser Person: Funktionen & Rechte (Funktionen bringen passende Rechte mit, einzelne Rechte lassen sich zusätzlich vergeben), Geistlicher (Amt, Beauftragung, einsetzbar, Ruhestand, einladen), Gruppen & Chöre (hinzufügen mit Team bzw. Rolle) und Abwesenheit.
Person bearbeiten - Person hinzufügen
„+ Person“: Name, E-Mail, Funktion – hat die Person ein Konto, ist sie sofort zugeordnet, sonst bekommt sie eine Einladung. „Geistlicher“ anhaken erfasst sie für den Gottesdienstplan (geht auch ohne E-Mail). Gruppen gleich mit ankreuzen.
Person hinzufügen - Viele Geistliche auf einmal
Auf Bezirksebene: „Geistliche als Liste einfügen“ – Tabelle aus Excel oder Word einfügen, „Prüfen“, „Übernehmen“.
Liste einfügen mit Prüfung - Dieselbe Person? – verknüpfen
Tragen Sie jemanden in eine Gruppe ein (z. B. Kindergottesdienst), der in derselben Gemeinde schon als Geistlicher, Gruppenmitglied oder mit Konto erfasst ist, fragt das System nach: „Ist das dieselbe Person?“ – auch ganz ohne E-Mail-Adresse. „Ja, verknüpfen“ führt beide Einträge zusammen: Abwesenheiten gelten dann überall, Überschneidungen (z. B. am selben Sonntag Dienstleiter und Kindergottesdienst) werden erkannt, und in der Personenliste steht die Person nur einmal. „Nein, andere Person“ legt sie getrennt an. Bereits doppelt erfasste Personen zeigt der Filter „mögliche Dopplung“ – in der Person auf „Ja, verknüpfen“ tippen. Über Gemeindegrenzen hinweg wird nie verknüpft.
Nachfrage beim Hinzufügen: dieselbe Person wie der Geistliche der Gemeinde?
Gruppen
Chöre, Orchester, Reinigung, Altarschmuck, Kindergottesdienst, Schließdienst – alle Gruppen einer Gemeinde in einer Übersicht. Chöre können mehrere Gemeinden umfassen.
- Gruppe einrichten
„+ Gruppe“: Chor oder Musikgruppe (mit Dirigent/Chorleiter, Organist, Teilchören und Einteilungsplan) oder Dienstgruppe (Reinigung, Altarschmuck, Kindergottesdienst, Technik …), Name und die verantwortliche Person. Ohne Verantwortlichen geht es nicht – sie pflegt die Mitglieder, bildet bei Bedarf Teams und plant den Wechsel.
Gruppe: Verantwortliche, Mitglieder, Teams - Dateiablage
Ganz oben in der Gruppe: „Dateiablage“. Verantwortliche der Gemeinde (oberhalb der Gruppenleitung) richten sie mit einem Assistenten ein – Dateiarten, größte Datei, Speicher, Verwalter und Links für Personen ohne Konto. Die Gruppe findet sie dann im Arbeitsbereich unter „Ablage“ (siehe Anleitung Dateiablage).
- Mitglieder & Verantwortliche
Gruppe antippen: Personen hinzufügen (mit Konto oder nur mit Namen), bei Chören Rolle und Teilchor festlegen. Mit „verantwortlich“ kommen weitere Verantwortliche dazu (nur mit Konto). Die letzte verantwortliche Person lässt sich nicht entfernen – erst eine andere festlegen.
- Teams & Wechsel – entscheidet die Gruppe
Nur wenn nötig: „Diese Gruppe arbeitet in Teams“ einschalten und Teams bilden. Dann wählen die Verantwortlichen, wie gewechselt wird: kein Wechsel (jedes Team hat seine Aufgabe, z. B. Ton und Licht), von Hand oder automatisch reihum – je Woche (ab einem Wochentag), je Monat oder je Gottesdienst, auch „alle 2 …“, abwesende Teams werden übersprungen. Unter „So wechseln wir“ steht die Absprache der Gruppe für alle sichtbar.
Wechsel der Teams einstellen - Einsatzplan & Thema (optional)
Für Gruppen wie Kindergottesdienst, Technik oder Ordnerdienst: „Einsatzplan führen“ einschalten, Aufgaben festlegen (z. B. Leitung und Mithilfe, je mit Anzahl), auf Wunsch „Thema je Termin“ und die Termine: aus den Gottesdiensten (an gewählten Wochentagen) oder zu festen Zeiten. Geplant wird dann im Gemeindeplan – wie der Monatsplan der Geistlichen.
Einsatzplan einstellen: Aufgaben, Thema, Termine - Einstellungen
Name, Spalte im Gemeindeplan, öffentliche Termine; bei Chören die beteiligten Gemeinden und Teilchöre. Die Termine selbst planen Sie im Gemeindeplan bzw. unter „Musik“.
Gemeinde & Bezirk
Alle dauerhaften Angaben an einer Stelle – sie gelten für Gottesdienstplan, Gemeindeplan, Liednachweis und öffentliche Termine.
- Gemeinde: Tag des Wochengottesdienstes (z. B. Mittwoch oder Donnerstag – gilt für feste Zeiten, Einteilungsplan und die Liedvorschläge der Woche), feste Gottesdienstzeiten, Technik (Sendegemeinde für Telefongottesdienste, IPTV senden/empfangen), Schließdienst-Regel, Spalten des Gemeindeplans, öffentliche Termine mit Einbett-Code, Farben im Liednachweis.
- Bezirk: Vorgabe für den Wochengottesdienst-Tag der Gemeinden, Bundesland für die Feiertage, Art der Telefongottesdienste, Kürzel für Besonderheiten – und der schnelle Sprung zu jeder Gemeinde.
Anträge & Protokoll
Unter Anträge geben Sie Zugänge frei – mit Funktion und vorgeschlagenen Rechten; eine Zahl in der Navigation zeigt offene Anträge. Das Protokoll zeigt, wer wann was geändert hat, durchsuchbar.
Anmelden & Passwort vergessen
Die Seiten zum Anmelden, „Passwort vergessen?“ und „Neues Passwort festlegen“ tragen Logo und Farbe der Website. Wer von einer Seite des Arbeitsbereichs kommt, landet nach dem Anmelden – auch nach dem Umweg über die E-Mail mit dem Link für ein neues Passwort – wieder genau dort. Unten führt „← Zurück zu …“ zur Herkunftsseite. In Multisite-Installationen bleibt alles auf der eigenen Website der Gemeinde bzw. des Bezirks.
Häufige Fragen
Wo sind „Personen & Rechte“ und „Einstellungen“ im Liednachweis geblieben?
Sie sind in „Verwalten“ aufgegangen. Im Liednachweis führt „⚙ Personen, Rechte & Einstellungen“ direkt dorthin.
Wo erfasse ich Organisten und Dirigenten?
Unter „Verwalten → Gruppen“ im jeweiligen Chor: Person hinzufügen und Rolle „Dirigent/Chorleiter“ bzw. „Organist“ wählen. Für den Liednachweis zusätzlich unter „Personen“ die Funktion vergeben.
Ich sehe „Verwalten“ nicht.
Verwalten sehen Vorsteher, Planer, Beauftragte mit dem Recht „Personen zuordnen“ und Leitungen von Gruppen und Chören. Alle anderen haben „Für mich“.
Passwort vergessen – wohin komme ich danach?
Anmelden, „Passwort vergessen?“ und „Neues Passwort“ erscheinen im Stil des Arbeitsbereichs (mit Logo und Farbe der Website). Nach dem Zurücksetzen und Anmelden geht es automatisch zurück zur Seite, von der Sie kamen – in Multisite-Installationen immer auf die eigene Website, nicht zur Hauptseite des Netzwerks.
Und das WordPress-Backend?
Dort bleiben nur Inhalte und System: Gottesdienste, Liederbücher, Konkordanz, API, Einstellungen und die Gliederung (Länder, Bezirke, Gemeinden).