Einblick
Gottesdienste im Bezirk planen: Geistliche per Ziehen & Ablegen einteilen, Dienstleiter festlegen, Telefongottesdienst, Monatsplan drucken und veröffentlichen.
Worum geht es?
Im Gottesdienstplan teilt der Bezirk für jeden Monat ein, welche Geistlichen in welcher Gemeinde dienen. Der Erstgenannte eines Gottesdienstes ist der Dienstleiter. Alles geht per Ziehen & Ablegen – mit der Maus am Computer oder mit dem Finger auf dem Tablet. Ist der Plan fertig, wird er veröffentlicht: Alle Geistlichen mit Zugang sehen ihn auf der Website und in der App.
Der Arbeitsbereich
Gottesdienstplan, Gemeindeplan und Liedplan öffnen sich in einem eigenen, ruhigen Arbeitsbereich – ohne Menü und Werbung der Website. Oben wechseln Sie zwischen den Bereichen, für die Sie Zugang haben. Wer keinen Zugang hat, sieht die Bereiche weder im Menü noch ihren Inhalt.
- Übersicht
Der Einstieg zeigt für die nächsten drei Monate den Stand (Entwurf, Vorabversion, veröffentlicht), wie viele Gottesdienste noch ohne Dienstleiter sind, Freigaben und Änderungswünsche – mit „Monat planen“ und „Tagesansicht“ direkt daneben. Dazu Geistliche, Abwesenheiten der nächsten 14 Tage und geplante Übertragungen. Oben rechts: „+ Geistlicher“, „Liste einfügen“ und „+ Übertragung“.
Übersicht im Arbeitsbereich: Stand der Monate, Geistliche, Übertragungen - Navigation links
Übersicht, Tag planen, Monat, Übertragungen und Verteiler & Zuständige. Geistliche und die Angaben des Bezirks (Feiertage, Telefongottesdienst, Kürzel, feste Zeiten) pflegen Sie unter „Verwalten“ – der Link steht unten in der Navigation. Auf dem Handy steht die Navigation als Leiste oben.
- Bezirk wechseln
Wer mehrere Bezirke betreut (z. B. Administratoren), tippt oben links auf den Bezirk und sucht ihn nach Namen, Gebietskirche oder Land.
Bezirk suchen und wechseln
Einmalig einrichten
- Geistliche erfassen
Unter „Verwalten → Personen“ auf „+ Person“ und „Geistlicher“ anhaken: Name, Amt, Beauftragung (z. B. Vorsteher), Heimatgemeinde, „im Bezirk einsetzbar“ und „im Ruhestand“. Ein Konto ist nicht nötig – geplant werden kann sofort.
Verwalten: Person hinzufügen – als Geistlicher, mit Funktion und Gruppen - Schneller: Liste einfügen
Haben Sie eine Tabelle (Excel/Word)? Markieren, kopieren, unter „Verwalten → Personen → Geistliche als Liste einfügen“ einfügen und „Prüfen“. Fehler werden zeilengenau gemeldet, bereits Erfasste übersprungen. Abkürzungen wie Pr, Di, GE, Hi, BÄ oder V, BV sind erlaubt.
Liste einfügen: Prüfung mit Vorschau und Fehlern je Zeile - Einladen (optional)
Person antippen: Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, schickt „Einladen“ eine Einladung. Wer schon ein Konto hat, wird sofort verbunden. Verbundene Geistliche sehen die Pläne in der App, tragen ihre Abwesenheiten selbst ein und können Nachrichten schreiben.
Eine Person: Funktionen & Rechte, Geistlicher, Gruppen, Abwesenheit - Angaben
Unter „Verwalten → Bezirk“: Bundesland (für die Feiertage), Telefongottesdienst und Kürzel. Die festen Gottesdienstzeiten und die Technik stehen bei jeder Gemeinde (Standard: So 09:30, Mi 19:30).
Angaben des Bezirks: Feiertage, Telefongottesdienst, Kürzel
Einen Monat planen
- Automatisch füllen
Unter „Monat“ oder in der Tagesansicht „Monat automatisch füllen“: Fehlende Gottesdienste werden aus den festen Zeiten angelegt (auch Karfreitag, Himmelfahrt, 1. Weihnachtstag) und die Geistlichen nach festen Regeln eingeteilt – ohne KI, jederzeit nachvollziehbar. Bereits besetzte Gottesdienste bleiben unverändert.
Die Regeln der automatischen Planung - Von Hand anpassen – Ziehen & Ablegen
In der Tagesansicht einen Namen aus der linken Liste (oder aus einem anderen Gottesdienst) in eine Gemeinde ziehen. Wer an die erste Stelle gezogen wird, ist Dienstleiter. Zurück in die Liste ziehen entfernt die Person. Beim Ziehen an den Bildschirmrand blättert die Seite mit.
Mitten im Ziehen: Die Gemeinde, über der Sie loslassen, ist blau umrandet - Ohne Ziehen: antippen
Namen antippen (blau markiert), dann die Gemeinde antippen – fertig. Einen schon eingeteilten Namen zweimal antippen öffnet: „Zum Dienstleiter machen“, „Verschieben“ oder „Entfernen“.
Kurzmenü: Dienstleiter, verschieben, entfernen - Telefongottesdienst
Das ☎ bei einem Gottesdienst antippen. Im Bezirksmodus gibt es einen Telefonkonferenzraum: ein Gottesdienst je Tag, sonntags bis zu zwei, die sich zeitlich nicht überschneiden. Ein neues ☎ an einem Werktag verlegt das alte automatisch.
- Gottesdienste ändern
Über „⋯“ Uhrzeit, Art oder Bezeichnung ändern, als „entfällt“ markieren oder löschen. „+ Gottesdienst“ legt Sondertermine an (z. B. Bezirksgottesdienst).
Was das System prüft
- Abwesenheit: Wer abwesend ist, kann nicht eingeteilt werden – der Grund steht dabei.
- Doppelt eingeteilt: Niemand kann zur selben Zeit in zwei Gemeinden dienen (ab 2½ Stunden Abstand ist ein zweiter Gottesdienst möglich). Ziehen Sie jemanden aus der Liste in eine andere Gemeinde, wird er dorthin verschoben.
- Eigene Gemeinde zuerst; „nicht bezirksweit einsetzbar“ wird beachtet.
- Ruheständler werden nie automatisch eingeteilt – nur vorgeschlagen, wenn eine Gemeinde kein priesterliches Amt hat.
- Diakon nur als letztes Mittel: Der Gottesdienst wird dann als Wortgottesdienst geführt.
- Leitungsebene (Bezirksvorsteher und Vertreter, Bischof, Apostel …) wird nicht automatisch verplant. Mit Konto tragen sie sich selbst ein.
Monatsübersicht, Druck & Veröffentlichen
- Monat prüfen
Die Monatstabelle zeigt Gemeinden und Termine auf einen Blick: Dienstleiter fett, Gäste blau, Ruhestand braun, Diakon lila, offene Gottesdienste rot. Ein Klick auf ein Feld öffnet den Tag. „Verteilung je Geistlichem“ zeigt, wer wie oft eingeteilt ist.
Monatsübersicht - Drucken
„Drucken (A4 quer)“ öffnet eine druckfertige Tabelle – im Browser drucken oder als PDF speichern.
Druckansicht DIN A4 quer mit Legende - Veröffentlichen
Wie der Plan freigegeben und verschickt wird, steht unten unter „Freigabe“.
Besonderheiten & Kürzel
Hochzeit, Goldene Hochzeit, Konfirmation, Trauergottesdienst … werden direkt beim Gottesdienst vermerkt – als Kürzel (z. B. GH, KONF, TG) plus kurzem Hinweis. Die Kürzel erscheinen in der Tagesansicht, der Monatstabelle, im Druck/PDF (mit Legende), in den Nachrichten und in der App.
- Eintragen
Bei einem Gottesdienst auf „⋯“: Kürzel anhaken, optional einen Hinweis schreiben (z. B. „Goldene Hochzeit Geschw. Möller“). Für Trauer- oder Traugottesdienste an anderen Tagen „+ Gottesdienst“ wählen. Das dürfen Planer und – für ihre Gemeinde – die Vorsteher bzw. die dafür Zuständigen.
Gottesdienst bearbeiten: Kürzel und Hinweis - Eigene Kürzel
Unter „Einstellungen → Kürzel für Besonderheiten“ ändern, ergänzen oder löschen Sie die Liste für Ihren Bezirk. Jeder Bezirk hat seine eigene.
Kürzel des Bezirks verwalten
Freigabe: Vorabversion, Rückmeldungen, Versionen
- Vorabversion an die Vorsteher
In der Monatsansicht „Vorabversion an Vorsteher“: Rückmeldefrist wählen, Versandwege anhaken, optional einen Begleittext. Jeder Vorsteher bekommt den Plan als PDF und einen persönlichen Link – ohne Anmeldung.
Monatsansicht mit Freigabe-Status, Kürzeln und markierten Änderungswünschen - Prüfen & zurückmelden
Über den Link sieht der Vorsteher seine Gemeinde (oder den ganzen Bezirk), gibt mit einem Tipp frei – oder tippt bei einem Gottesdienst auf ✎ und schreibt, was geändert werden soll.
Rückmeldeseite auf dem Handy: freigeben oder Änderung melden - Änderungswünsche bearbeiten
Gewünschte Änderungen stehen sofort im Plan – die betroffenen Gottesdienste sind orange markiert. Planer erhalten eine E-Mail. Unter „Rückmeldungen“ sehen Sie, wer freigegeben hat, wer noch offen ist und welche Wünsche anstehen: „Zum Tag“ springt hin, „✓ erledigt“ oder „ablehnen“ (mit Antwort) schließt den Wunsch.
Rückmeldungen: Status je Empfänger, offene Änderungswünsche, Erinnern - Erinnern
Wer bis kurz vor der Frist nicht geantwortet hat, wird automatisch erinnert (3 Tage, 1 Tag vorher und am Tag selbst) – über alle eingerichteten Wege. „Erinnerung an alle Offenen“ oder „erinnern“ bei einer Person geht jederzeit von Hand.
- Endgültig veröffentlichen
Haben alle freigegeben und ist nichts mehr offen: „Freigeben & an alle senden“. Alle Geistlichen des Bezirks und der Verteiler bekommen den Plan (Version 2, 3 …) mit PDF und Rückmelde-Link.
Versand: Empfänger, Frist, Versandwege, Begleittext - Spätere Änderungen
Ändert sich danach etwas, zeigt der Plan „Änderungen seit Version n“. Nach dem erneuten Freigeben geht die nächste Version an alle – mit einer Liste der Änderungen; im PDF sind die geänderten Gottesdienste markiert.
Übertragungsgottesdienste (IPTV)
- Technik je Gemeinde festlegen
Unter „Übertragungen“ → „IPTV je Gemeinde“: IPTV vorhanden? Wenn ja: senden möglich, empfangen möglich. Die Angabe gehört zur Gemeinde und steht unter „Verwalten → Gemeinde → Technik“; die Übersicht unter „Übertragungen“ zeigt alle Gemeinden des Bezirks.
- Übertragung hinterlegen – vor der Monatsplanung
„+ Übertragung“: Datum, Uhrzeit, wer sendet (eine Gemeinde des Bezirks oder eine externe Quelle, z. B. ein Bezirksapostel-Gottesdienst aus einem anderen Bezirk) und welche Gemeinden empfangen. Das geht auch Monate im Voraus.
Übertragung hinterlegen: Sender und empfangende Gemeinden - Was das System prüft
Abgelehnt wird: eine Gemeinde ohne passende Technik, eine Gemeinde, die gleichzeitig senden und empfangen soll, und eine Gemeinde, die zur selben Zeit schon an einer anderen Übertragung beteiligt ist. Die Meldung nennt den Grund.
Übersicht der Übertragungen und IPTV-Stammdaten - Trotzdem normal planen
In allen beteiligten Gemeinden wird der Gottesdienst angelegt (falls noch nicht vorhanden) und ganz normal geplant – Dienstleiter, Orgel, Dirigent, Schließdienst –, falls die Übertragung abbricht oder ausfällt. In der Tagesansicht steht deutlich „Übertragung aus …“ bzw. „Wird übertragen nach …“, im Monat und im Druck die Zeichen 📺/📡 bzw. TV↘/TV↗, im Gemeindeplan ein Hinweis beim Gottesdienst.
Tagesansicht: sendende Gemeinde mit Hinweis
Versandwege
- E-Mail mit PDF im Anhang und persönlichem Link.
- Telegram: Der Bezirk richtet einmal einen Telegram-Bot ein (Backend → Einstellungen). Empfänger tippen in der E-Mail auf „Telegram verbinden“ – ab dann kommen Plan, PDF und Erinnerungen auch dorthin.
- WhatsApp: Mit einem WhatsApp-Business-Zugang (Meta Cloud API) geht der Versand automatisch. Ohne ihn erzeugt das System fertige Nachrichten, die Sie mit einem Klick am Handy oder PC absenden.
Zuständige & Verteiler
Unter „Verteiler & Zuständige“ legen Sie fest, wer plant (z. B. ein bestimmter Diakon für den ganzen Bezirk), wer je Gemeinde Besonderheiten pflegt und die Vorabversion prüft, welche Funktionen den fertigen Plan zusätzlich bekommen (Organisten, Dirigenten …) und welche weiteren Empfänger (Küster, Hausmeister …) auf dem Verteiler stehen – im Bezirk und je Gemeinde. Vorsteher pflegen den Verteiler ihrer Gemeinde selbst.
Sendegemeinden für den Telefongottesdienst
Unter „Verwalten → Gemeinde → Technik“ haken Sie an, welche Gemeinden Übertragungstechnik haben. Wählen Sie eine andere Gemeinde als Telefongottesdienst, ist das trotzdem möglich – etwa wenn für diesen Tag extra Technik hingestellt wird. Dann erscheint ein deutlicher Hinweis: in der Tagesansicht (☎!), in der Monatsübersicht und im Druck mit Legende.
Automatische Erinnerungen
Wer etwas freigeben oder beantworten muss, wird automatisch erinnert – per E-Mail und, wenn verbunden, per Telegram. Abstand und Höchstzahl legt der Administrator fest (Backend → Einstellungen → Erinnerungen; Vorgabe: nach 2 Tagen, höchstens 3-mal):
- Vorsteher: Vorabversion noch nicht freigegeben (mit Frist: 3, 1 und 0 Tage vorher).
- Planer: offene Änderungswünsche – und eine Nachricht, sobald alle freigegeben haben und veröffentlicht werden kann.
- Freigebende: offene Zugangsanträge zu Gemeinden und Bezirken.
- Dienstbörse: unbeantwortete persönliche Anfragen und Zusagen, die noch eingeteilt werden müssen.
- Administratoren: eingereichte Bücher/Mappen, die auf Prüfung warten.
Erinnert wird nur tagsüber (8–20 Uhr). Ist der Vorgang erledigt, hören die Erinnerungen auf.
Absprachen & Kontakt
Bei jedem Gottesdienst öffnet 💬 die Absprachen: Nachrichten an alle Eingeteilten (z. B. Tausch vorschlagen, Rückfragen) – mit E-Mail- und Telefonverknüpfung der Beteiligten.
Für Geistliche: ansehen & App
Geistliche mit Zugang sehen veröffentlichte Pläne – auf der Website (nur lesen) und in der App: „Meine Gottesdienste“ auf der Startseite, der ganze Bezirksplan nach Tagen, „nur meine Dienste“ und die Absprachen je Gottesdienst.
Häufige Fragen
Ein Geistlicher hat keine E-Mail.
Kein Problem – er wird trotzdem geplant. Seine Abwesenheiten trägt der Bezirk ein; den Plan erhält er ausgedruckt.
Wir übertragen jeden Gottesdienst selbst per Telefon.
In den Einstellungen „Telefongottesdienst: Gemeinden“ wählen – dann kann jede Gemeinde ihr eigenes ☎ setzen. Oder „aus“, um das Symbol auszublenden.
Ein Apostel kommt in den Bezirk.
Apostel, Bischöfe usw. werden auf ihrer Ebene einmal erfasst und stehen in allen Bezirken darunter zur Verfügung. In den Gottesdienst ziehen und an die erste Stelle setzen – fertig.
Kann ich zurück in den Entwurf?
Ja, in der Monatsansicht „Zurück in Entwurf“. Dann sehen nur Planer den Monat.