Dateiablage der Gruppen

Einblick

Unterlagen, Vorlagen und Material je Gruppe ablegen – mit Unterordnern, Rechten je Ordner und Datei, Ablaufdatum und geschützten Links, z. B. für Eltern.

Worum geht es?

Viele Gruppen brauchen Material immer wieder: der Kindergottesdienst die Bastelvorlage und den Ablaufplan zum Thema, der Chor Noten und Übungsaufnahmen. In der Ablage liegt alles an einer Stelle – geordnet in Ordnern, für die Gruppe sofort griffbereit, und wenn das Thema wieder drankommt, ist das Material vom letzten Mal schon da.

  • Je Gruppe eine eigene Ablage mit beliebig vielen Unterordnern.
  • Sichtbarkeit je Ordner und Datei: nur ich · meine Gruppe · ausgewählte Personen der Gemeinde · gleiche Gruppen anderer Gemeinden.
  • Zeitlich begrenzt: Jeder Zugriff kann ein Ablaufdatum bekommen.
  • Freigabe-Links je Datei – auch für Personen ohne Konto (z. B. Eltern), mit Ablaufdatum, Passwort und Höchstzahl an Downloads; kopieren oder direkt per E-Mail senden.
  • Sicher: Rechte enden automatisch, wenn jemand die Gruppe bzw. Gemeinde verlässt; Dateien werden nur nach Prüfung ausgeliefert.
Die Ablage: links die Ordner, in der Mitte die Dateien mit ihrer Sichtbarkeit, rechts Vorschau, Zugriff, Freigabe-Links und Verlauf

So arbeiten Sie mit der Ablage

  1. Ablage öffnen

    Oben in der Leiste „Ablage“ antippen. Sind Sie in mehreren Gruppen mit Ablage, wählen Sie links die Gruppe. Unter „Für mich“ führt bei Terminen mit Thema ein Link „📁 Material“ direkt zum passenden Ordner.

  2. Ordner anlegen

    „Neuer Ordner“ – Name eingeben, fertig. Ordner lassen sich beliebig verschachteln, umbenennen und verschieben (auch per Ziehen auf einen Ordner links oder in der Liste).

  3. Hochladen

    „Hochladen“ antippen oder Dateien und ganze Ordner in die Ablage ziehen. Für jede Datei läuft ein Fortschrittsbalken; ist eine Datei zu groß oder die Dateiart nicht erlaubt, steht das sofort in Klartext dabei. Laden Sie eine Datei mit gleichem Namen erneut hoch, wird sie als neue Version gespeichert – frühere Versionen bleiben abrufbar.

  4. Ansehen und laden

    Antippen zeigt rechts Vorschau und Details; PDF, Bilder, Audio und Video lassen sich direkt ansehen bzw. abspielen. Mehrere Dateien wählen Sie über die Kästchen – dann gibt es „Als ZIP“, „Verschieben“, „Zugriff“ und „Löschen“ für alle auf einmal.

  5. Löschen

    Gelöschtes kommt in den Papierkorb und lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen.

  6. Auf dem Handy

    Die Ablage ist einspaltig; die Ordner öffnen Sie über „☰“. Über „⋮“ an jeder Datei erscheinen alle Aktionen als Menü von unten.

    Ablage auf dem Handy
    Aktionen einer Datei

Wer darf was sehen?

Unter „Zugriff“ legen Eigentümer und Verwalter fest, wer einen Ordner bzw. eine Datei sehen darf. Unterordner und Dateien übernehmen die Einstellung des Ordners, solange dort nichts anderes eingestellt ist.

  1. Stufe wählen

    Nur ich (privat, z. B. Entwürfe) · Meine Gruppe (Grundeinstellung) · Ausgewählte Personen – beliebig viele aus der Gemeinde, auch außerhalb der Gruppe · Gleiche Gruppen in anderen Gemeinden – z. B. alle Kindergottesdienst-Gruppen im Bezirk, zum Austausch von Material.

    Zugriff festlegen – mit Personen, Ablaufdatum und Recht
  2. Wie lange?

    Unbegrenzt, eine Woche, ein Monat, drei Monate oder bis zu einem Datum (tt.mm.jjjj). Danach endet der Zugriff von selbst; eine Woche vorher kommt eine Erinnerung, verlängern geht mit einem Klick.

  3. Was dürfen sie?

    Ansehen (Vorschau im Browser) · + Herunterladen · + Bearbeiten (umbenennen, neue Versionen, Unterordner). Andere Gemeinden können höchstens laden.

Teilen – auch mit Eltern

  1. Für wen?

    Datei antippen → „Teilen“. „Jeder mit dem Link“ ist für Personen ohne Konto (sie sehen nur diese eine Datei), „Nur angemeldete Nutzer“ verlangt eine Anmeldung.

  2. Schutz

    Ablaufdatum (für Links ohne Konto immer begrenzt), automatisch erzeugtes Passwort und auf Wunsch eine Höchstzahl an Downloads. Eine Zusammenfassung in Klartext zeigt, was der Link erlaubt.

  3. Weitergeben

    Link kopieren (z. B. für den Elternbrief) oder direkt per E-Mail mit eigener Nachricht senden. Das Passwort am besten getrennt weitergeben – es wird nur beim Erstellen angezeigt.

    Teilen-Assistent: Link, Passwort und Versand per E-Mail
  4. Was Eltern sehen

    Eine schlichte Seite mit der Datei, Passwortfeld und „Herunterladen“ – ohne Anmeldung und ohne etwas von der Ablage oder anderen Personen zu sehen. Abgelaufene oder zurückgezogene Links zeigen einen freundlichen Hinweis.

    Freigabe-Link auf dem Handy – so sehen ihn Eltern
  5. Im Blick behalten

    Unter „Meine Freigabe-Links“ stehen alle Links mit Ablaufdatum und Zahl der Downloads – zurückziehen, verlängern oder löschen mit einem Klick. Verwalter sehen auf Wunsch alle Links ihrer Ablage.

Themen-Gedächtnis

Markieren Sie einen Ordner über „⋮ → Als Thema markieren“. Hat die Gruppe im Einsatzplan einen Termin mit gleichem Thema (z. B. „Der verlorene Sohn“), zeigt der Ordner „zuletzt am … · wieder am …“, und wer für den Termin eingeteilt ist, findet unter „Für mich“ den Link zum Material.

Ablage einrichten (Verantwortliche der Gemeinde)

Eine Ablage richten Personen oberhalb der Gruppenleitung ein – z. B. Vorsteher oder Verantwortliche der Gemeinde: Verwalten → Gruppen → Gruppe öffnen → ganz oben „Dateiablage“ → „Einrichten …“.

  1. Dateiarten

    Pakete ankreuzen: Dokumente, Bilder, Audio & Noten, Video – eigene Endungen lassen sich ergänzen. Programme, Skripte und Webseiten sind immer gesperrt.

    Assistent „Dateiablage einrichten“
  2. Größe & Speicher

    Größte Datei und Speicher der ganzen Gruppe mit Schiebereglern – innerhalb der Grenzen, die der Website-Admin festgelegt hat.

  3. Verwaltung

    Weitere Verwalter aus der Gruppe (die Gruppenleitung ist es immer), ob alle Mitglieder hochladen dürfen und ob Links für Personen ohne Konto erlaubt sind. Bei neuen Ablagen schlägt der Assistent passende Ordner vor.